1. Komunikasikan Alokasi Waktu Untuk Konsultasi

Komunikasi merupakan faktor yang sangat penting dalam hubungan dokter-pasien, termasuk dalam hal pemberian informasi terkait jam praktik dan waktu tunggu. Dalam kaitannya dengan pengelolaan waktu, seorang dokter perlu menyampaikan pada pasien secara sopan alokasi waktu untuk konsultasi. Hal ini belum biasa dilakukan di Indonesia, tetapi jika disampaikan dengan tepat dan empati, dapat membantu meningkatkan efisiensi waktu pelayanan pasien.[2]

Perlu diperhatikan bahwa alokasi waktu yang diberikan pada pasien tidak bisa dipukul rata agar sama untuk setiap pasien. Pasien tertentu mungkin akan memerlukan waktu diskusi lebih panjang, misalnya ketika dokter harus menyampaikan kabar buruk mengenai diagnosis kanker atau mendiskusikan rencana terapi jangka panjang. Selain itu, tenaga paramedis baik bagian pendaftaran maupun perawat perlu memberitahukan kepada pasien perkiraan waktu tunggu dan memberikan notifikasi serta permintaan maaf apabila waktu tunggu lebih dari 30 menit.[3]

Dengan mengukur alokasi waktu yang dibutuhkan setiap pasien, dokter bisa lebih spesifik dalam membuat jam untuk janji temu dengan pasien. Hal ini diharapkan dapat mengurangi waktu tunggu pasien dan mempermudah dokter menjadwalkan kegiatannya sehari-hari, termasuk misalnya untuk memperkirakan apakah akan terlambat ketika berpindah dari satu lokasi praktik ke lokasi praktik lain.[2,3]

2. Optimalisasi Setiap Sesi Konsultasi Agar Tidak Terjadi Penundaan ke Sesi Berikutnya

Untuk efisiensi dan tata kelola waktu yang baik, seorang dokter perlu menghindari membicarakan hal-hal yang tidak relevan dengan penyakit pasien selama konsultasi. Meski begitu, pastikan dokter tetap bersikap ramah dan sopan terhadap pasien.

Jika pasien membicarakan hal-hal pribadi selama konsultasi, dokter bisa membiarkan pasien sebentar, kemudian jika sudah terlalu panjang sebaiknya dialihkan kembali ke permasalahan inti. Selain itu, sebaiknya terdapat jam di ruang praktik dokter pada lokasi yang mudah dilihat agar dokter dapat memantau seberapa banyak waktu yang telah dihabiskan dengan mudah.[2,3]

3. Pastikan Perangkat Yang Akan Digunakan Berfungsi Baik dan Sudah Terkalibrasi Sebelum Praktik Dimulai

Untuk menghindari menghabiskan waktu untuk hal-hal yang bisa diantisipasi, pastikan perangkat yang akan digunakan saat praktik sudah berfungsi baik dan sudah dikalibrasi. Sebagai contoh, jika dokter menggunakan rekam medis dan resep elektronik, pastikan perangkat keras dan lunak sudah berfungsi baik dan sudah diperbarui (update) jika perlu. Pemeriksaan ini dilakukan sebelum praktik dimulai dan saat praktik selesai sebagai persiapan untuk sesi praktik berikutnya.

Sistem teknologi informasi medis juga dapat digunakan untuk efisiensi pelayanan, misalnya:

• Penggunaan rekam medis elektronik dapat mempercepat waktu pelayanan dibandingkan rekam medis manual
• Penggunaan sistem untuk mendokumentasikan jadwal kegiatan harian dokter di rumah sakit secara real-time

• Menerapkan sistem antrian digital secara real-time dimana dokter dapat memantau waktu tunggu pasien
• Menerapkan sistem telekonsultasi atau telemedicine apabila ada pertanyaan lanjutan yang ingin pasien ajukan di luar sesi praktik[2,3,5]

4. Perhatikan Kenyamanan Pasien Saat Menunggu

Faktor kenyamanan juga merupakan faktor yang sangat penting sehingga pasien tidak merasa lama saat menunggu dan dapat menurunkan komplain dari pasien. Usaha yang dapat dilakukan oleh rumah sakit antara lain menyediakan ruang tunggu yang nyaman untuk pasien.

Jika keterlambatan tidak dapat dihindarkan, maka ruang tunggu yang nyaman dan membuat waktu tunggu pasien menjadi lebih menyenangkan. Contohnya dengan menyediakan televisi, musik, makanan dan minuman kecil, atau bacaan. Dapat pula disediakan layar antrian pasien sehingga pasien dapat memonitor sendiri antriannya.[1-3]

5. Penerapan Sistem dan Pengelolaan Waktu yang Baik

Beberapa kebijakan yang dapat dilakukan untuk strategi pengelolaan waktu dokter antara lain dengan mengumpulkan informasi medis yang diperlukan sebelum sesi konsultasi dimulai. Hal ini dapat dilakukan dengan kerjasama bersama perawat untuk mengumpulkan data pengkajian medis awal seperti riwayat alergi, riwayat penyakit dahulu, atau pemeriksaan tekanan darah sebelum pasien masuk ke ruang konsultasi dokter.

Pemanfaatan telehealth yang diintegrasikan ke dalam rekam medis elektronik juga memungkinkan pasien melengkapi informasi medis pra-konsultasi dan mengunggah dokumen seperti hasil laboratorium atau radiologi sebelum bertemu dengan dokter.[1]

Apabila memungkinkan, sediakan sistem antrian secara daring dan berikan perkiraan waktu konsultasi pasien sedekat mungkin dengan situasi sebenarnya agar pasien tidak datang terlalu cepat dan menunggu terlalu lama. Rumah sakit juga dapat menerapkan kebijakan bagi pasien yang datang terlambat atau tidak datang di waktu yang sudah dijanjikan. Misalnya, pasien yang datang terlambat akan dijadwal ulang agar tidak mengganggu atau menyebabkan penundaan pelayanan pasien lain.[1,2]

Kesimpulan

Keterlambatan dokter atau lamanya waktu tunggu pasien menjadi salah satu permasalahan yang sering terjadi dalam praktik kedokteran. Keterlambatan ini akan menurunkan kualitas pelayanan yang dapat membuat pasien enggan melanjutkan terapinya, sehingga bisa berpengaruh pada luaran klinis.

Untuk mencegah adanya penundaan atau keterlambatan, dokter harus bisa mengatur waktu dengan baik. Pastikan bahwa dari sesi satu ke sesi lain dokter telah mengukur alokasi waktu yang dibutuhkan. Hindari basa-basi yang tidak perlu sembari tetap menjaga kesopanan dan keramahan pada pasien. Pastikan alat dan perangkat yang digunakan selama praktik bekerja dengan baik sebelum praktik dimulai agar tidak ada penundaan lebih lanjut.

Pada akhirnya, memang benar rutinitas harian seorang dokter sulit diprediksi dan terkadang sangat sulit bagi dokter untuk tidak datang terlambat ke praktiknya. Meski begitu, dokter perlu berusaha sebaik mungkin untuk menghargai waktu pasien dengan berusaha sekuat kemampuannya untuk datang tepat waktu.